Jak zostać archiwistą?

Zawód archiwisty nie jest dla każdego. Trzeba posiadać pewne predyspozycje, by móc zajmować się archiwizacją. Konieczne jest również zdobycie odpowiedniej wiedzy, która umożliwi prawidłowe wykonywanie obowiązków w pracy. Zatem jakie warunki trzeba spełnić, by zostać archiwistą? I przede wszystkim – czy warto iść w tym kierunku? Odpowiadamy!

Co robi archiwista?

Archiwista zajmuje się ochroną dokumentów oraz danych w nich zawartych. Jego obowiązki są związane z obiegiem dokumentów. Gromadzi akta, klasyfikuje je i właściwie opisuje. Zajmuje się także odpowiednim ich przechowywaniem i udostępnianiem osobom zainteresowanym. Ocenia, czy dokumenty nadają się do użytku oraz – czy nie wymagają zniszczenia (dokumenty niearchiwalne).

W związku z postępującą cyfryzacją charakter tego zawodu nieco się zmienił w ostatnim czasie. Wyróżnia się nawet stanowisko e-archiwisty. Zatem archiwista coraz częściej zajmuje się również digitalizacją zbiorów. Polega to ich na przenoszeniu do komputera, czyli najczęściej skanowaniu dokumentów, tworzeniu nowych katalogów do ich przechowywania i zapisaniu kopii.

Archiwista odpowiada także za zapewnienie odpowiednich warunków do przechowywania dokumentów – takich, by jak najdłużej zachowały się w idealnym stanie. W archiwum musi panować właściwa temperatura i wilgotność powietrza. Dokumenty i inne archiwalia powinny być właściwie zabezpieczone – np. w teczkach, pudłach, skoroszytach itp.

Do obowiązków archiwisty należą również:

• dbanie o to, by osoby nieuprawnione nie dostały się do archiwum,

• odszukiwanie potrzebnych dokumentów,

• obsługa klientów poszukujących informacji czy konkretnych dokumentów,

• analiza akt i przekwalifikowanie dokumentacji (zmiana kategorii akt),

• brakowanie dokumentacji niearchiwalnej.

Praca jako archiwista – kto może nim zostać?

By pracować jako archiwista, należy posiadać pewne naturalne predyspozycje. Wśród najważniejszych kompetencji miękkich koniecznych do wykonywania pracy jako archiwista, można wskazać: zorganizowanie, dociekliwość, sumienność, skrupulatność czy odpowiedzialność.

Niemniej istotne jest posiadanie odpowiedniej wiedzy. Archiwista musi potrafić prawidłowo zabezpieczać akta, wiedzieć, jak postępować z danym typem dokumentacji i umieć je rozróżniać. Nie sposób również wykonywać tego zawodu bez znajomości podstaw archiwistyki czy prawa archiwalnego. To zaledwie część informacji, jakie należy przyswoić, by pracować jako archiwista. Na szczęście zdobycie tej wiedzy jest w praktyce bardzo proste – wystarczy zapisać się i uczęszczać na zajęcia w ramach bezpłatnego dwuletniego kierunku Technik archiwista w Żaku.

Na kierunku może kształcić się każdy, kto jest absolwentem szkoły średniej, a także obecni słuchacze szkoły i wszyscy, którzy chcą zdobyć nowy zawód.

Kierunek Technik archiwista – tryb nauki i kwalifikacje

Nauka na kierunku Technik archiwista odbywa się w trybie zaocznym, zatem osoby pracujące mogą łączyć edukację z obowiązkami zawodowymi. Zajęcia trwają 2 lata, po których przystępuje się do nieobowiązkowego egzaminu zewnętrznego organizowanego w szkole przez okręgową komisję egzaminacyjną. Po ukończeniu kursu słuchacze otrzymują świadectwo szkoły zgodne ze wzorem MEN oraz – po zdaniu egzaminu zawodowego – uzyskują tytuł Technika archiwisty.

Po ukończeniu kierunku zdobywa się dwie kwalifikacje zawodowe – Organizacja i prowadzenie archiwum (EKA.02) oraz Opracowywanie materiałów archiwalnych (EKA.03).

Co obejmuje program nauczania na kierunku Technik archiwista?

Program nauczania na kierunku Technik archiwista obejmuje następujące zagadnienia:

• podstawy archiwistyki,

• prawo archiwalne,

• metody archiwistyki,

• zabezpieczanie akt,

• działalność popularyzatorka archiwum,

• postępowanie z dokumentacją niearchiwalną,

• postępowanie z materiałami archiwalnymi,

• obieg i przechowywanie dokumentacji,

• opracowywanie materiałów archiwalnych,

• język obcy branżowy,

• podstawy przedsiębiorczości,

• prowadzenie działalności gospodarczej w archiwistyce,

• bezpieczeństwo i higiena pracy w archiwum.

Praca jako archiwista – perspektywy zawodowe po kierunku Technik archiwista

Absolwenci kierunku Technik archiwista mogą szukać pracy między innymi w:

• archiwach państwowych,

• archiwach zakładowych,

• urzędach administracji państwowej i samorządowej,

• bibliotekach,

• muzeach,

• szpitalach,

• bankach,

• dużych korporacjach,

• instytucjach publicznych,

• składnicach akt w jednostkach administracji.

Archiwista znajdzie także pracę w administracji biurowej jako administrator baz danych zarządzający dokumentacją elektroniczną. Technik archiwista może pracować również jako konserwator materiałów archiwalnych, pracownik firmy porządkującej akta czy jako digitalizator (osoba odpowiedzialna za cyfryzację dokumentów i wszystkich materiałów znajdujących się w archiwach).

W każdym miejscu i w każdej firmie, w których sporządzane są i archiwizowane dokumenty, potrzebny jest ktoś, kto zajmie się tym profesjonalnie. Urzędy, instytucje, zakłady ochrony zdrowia, a także firmy prywatne mają obowiązek archiwizowania dokumentów. Technik archiwista może zatem pracować praktycznie wszędzie.

Technik archiwista jest profesją z grupy zawodów ekonomiczno-finansowo-biurowych. Kształcenie na kierunkach pokrewnych, takich jak np. technik administracji, technik rachunkowości czy technik usług pocztowych i finansowych daje możliwość rozwoju zawodowego i poszerzania swoich kwalifikacji.

Wady i zalety pracy jako archiwista

Wykonywanie tego zawodu, tak jak każdego innego, ma swoje zalety, ale także wady. Praca archiwisty jest pracą siedzącą, w której dużo czasu spędza się przy komputerze, a także w archiwach i magazynach. Nieodłącznym elementem starych dokumentów jest kurz, zatem na pewno nie jest to zawód dla osób bardzo uczulonych czy chorujących na astmę. Przeciwskazaniem do podjęcia pracy są także niektóre wady wzroku oraz choroby ograniczające sprawność rąk.

Praca jako archiwista jest stabilna, w stałych godzinach pracy, z jasno określonymi obowiązkami. Dla jednych to zalety, a dla osób żądnych wrażeń i wyjazdów służbowych – wady. Podobnie jest z faktem, że archiwista w swojej codziennej pracy ma mały kontakt z innymi ludźmi, a większy z dokumentami. W zawodzie tym nie sprawdzą się raczej ekstrawertycy, za to osoby ceniące ciszę oraz spokój archiwum z pewnością będą odczuwały ogromną satysfakcję z pracy jako archiwista.

Szczegółowe informacje na temat kierunku Technik archiwista można znaleźć na stronie: https://zak.edu.pl/oferta-edukacyjna/szkoly-policealne/technik-archiwista