Jak zostać archiwistą?

Praca dla skrupulatnych

1.4.2020

Zawód archiwisty nie jest dla każdego. Trzeba posiadać pewne predyspozycje, by móc zajmować się archiwizacją. Jak zostać archiwistą? Co obejmuje program nauczania na tym kierunku, gdzie można znaleźć pracę?

Archiwista zajmuje się gromadzeniem, przechowywaniem, porządkowaniem i ewidencjonowaniem dokumentów. Poza tym opracowuje, udostępnia i zabezpiecza wszelkie materiały archiwalne. Tworzy bazy danych, z których korzystają osoby zainteresowane i uprawnione do zapoznania się z materiałami zgromadzonymi w archiwum. Jest to praca biurowa polegająca w dużej mierze na digitalizacji materiałów, czyli przetwarzaniu ich papierowej wersji na elektroniczną. Wszystkie dokumenty i inne materiały, które są dostępne jedynie na papierze muszą zostać przerobione na wersję cyfrową. Archiwista zajmuje się również obsługą dokumentów elektronicznych, w tym elektronicznym zarządzaniem dokumentacją. Digitalizacja czy cyfryzacja znacząco ułatwia i w ogóle umożliwia dostęp do archiwów, do których z uwagi na ich wiek czy stan nie można mieć bezpośredniego dostępu (np. stare cenne dokumenty, księgi, obrazy itp.).

Praca dla archiwistów zawsze się znajdzie, gdyż codziennie powstaje masa dokumentów, które trzeba przechowywać i nimi zarządzać. Zatem na pewno jest to zawód z przyszłością.

Na czym polega praca archiwisty?

Archiwista zajmuje się ochroną dokumentów oraz danych w nich zawartych. Jego obowiązki są związane z obiegiem dokumentów. Gromadzi akta, klasyfikuje je i właściwie opisuje. Zajmuje się także odpowiednim ich przechowywaniem i udostępnianiem osobom zainteresowanym. Ocenia czy dokumenty nadają się do użytku oraz czy nie wymagają zniszczenia (dokumenty niearchiwalne).

W związku z postępującą cyfryzacją charakter zawodu nieco zmienił się w ostatnim czasie. Wyróżnia się nawet stanowisko e-archiwisty. Zatem archiwista coraz częściej zajmuje się również digitalizacją zbiorów. Polega to na przenoszeniu do komputera, czyli najczęściej skanowaniu, tworzeniu nowych katalogów i zapisaniu kopii.

Archiwista zajmuje się także zapewnieniem odpowiednich warunków do przechowywania dokumentów – tak, by jak najdłużej zachowały się w idealnym stanie. W archiwum musi panować właściwa temperatura i wilgotność powietrza. Dokumenty i inne archiwalia muszą być zabezpieczone – np. w teczkach, pudłach, skoroszytach itp.

Do obowiązków archiwisty należą także: dbanie o to, by osoby nieuprawnione nie dostały się do archiwum, odszukiwanie potrzebnych dokumentów, obsługa klientów poszukujących informacji czy konkretnych dokumentów, a także analiza akt i przekwalifikowanie dokumentacji (zmiana kategorii akt) oraz brakowanie dokumentacji niearchiwalnej.

Kto może pracować w tym zawodzie?

By pracować jako archiwista, należy posiadać pewne predyspozycje takie jak: zorganizowanie, dociekliwość, sumienność, skrupulatność czy odpowiedzialność. Dociekliwość jest ważna, by móc odkrywać treści, jakie kryją archiwalia. Należy być osobą dobrze zorganizowaną, a także przykładającą wagę do porządku. Ktoś, kto pracuje w tym zawodzie musi być odpowiedzialny i sumienny, gdyż nawet mały błąd czy nieuwaga mogą mieć wpływ np. na zniszczenie czy uszkodzenie cennego dokumentu. Archiwista musi mieć w sobie także coś z detektywa, ponieważ zdarza się, że musi szukać czegoś w ogromnym archiwum i powinien doprowadzić takie poszukiwania do końca. Dobrze by było, gdyby osoba, która chce kształcić się na kierunku technik archiwista była zainteresowana historią i lubiła książki.

Na kierunku może kształcić się każdy, kto jest absolwentem szkoły średniej, a także słuchacze szkoły i wszyscy, którzy chcą zdobyć nowy zawód.

Tryb nauki i kwalifikacje

Nauka na kierunku technik archiwista odbywa się w trybie zaocznym, zatem osoby pracujące mogą łączyć naukę z obowiązkami zawodowymi. Trwa 2 lata, po których przystępuje się do nieobowiązkowego egzaminu zewnętrznego organizowanego w szkole przez okręgową komisję egzaminacyjną. Po ukończeniu kursu otrzymuje się świadectwo zgodne ze wzorem MEN oraz uzyskuje tytuł technika archiwisty.

Po ukończeniu kierunku uzyskuje się dwie kwalifikacje zawodowe – organizacja i prowadzenie archiwum (EKA.02) oraz opracowywanie materiałów archiwalnych (EKA.03).

Co obejmuje program nauczania?

W trakcie nauki kursanci poznają metody pracy w archiwum zakładowym i zgłębiają podstawy archiwistyki. Uczą się także języka obcego branżowego oraz podstaw przedsiębiorczości. Zdobywają również praktyczne umiejętności podczas zajęć z prowadzenia archiwum i opracowywania materiałów archiwalnych.

Program nauczania obejmuje następujące zagadnienia: podstawy archiwistyki, prawo archiwalne, metody archiwistyki, zabezpieczanie akt, działalność popularyzatorka archiwum, postępowanie z dokumentacją niearchiwalną, podstępowanie z materiałami archiwalnymi, obieg i przechowywanie dokumentacji, opracowywanie materiałów archiwalnych, a także język obcy branżowy, podstawy przedsiębiorczości, prowadzenie działalności gospodarczej w archiwistyce, bezpieczeństwo i higiena pracy w archiwum.

Perspektywy pracy i rozwoju

Absolwenci kursu mogą szukać pracy m.in. w: archiwach państwowych, archiwach zakładowych, urzędach administracji państwowej i samorządowej, bibliotekach, muzeach, szpitalach, bankach, dużych korporacjach, instytucjach publicznych, składnicach akt w jednostkach administracji.

Archiwistów chętnie zatrudniają archiwa państwowe, zakładowe i depozytowe, składnice akt i wszelkie instytucje publiczne, ale znajdą oni także pracę w administracji biurowej jako administratorzy baz danych zarządzający dokumentacją elektroniczną. Technik archiwista może pracować również jako konserwator materiałów archiwalnych, pracownik firmy porządkującej akta czy jako digitalizator (osoba odpowiedzialna za cyfryzację dokumentów i wszystkich materiałów znajdujących się w archiwach).

W każdym miejscu, w każdej firmie, w których sporządzane są i archiwizowane dokumenty potrzebny jest ktoś, kto zajmie się tym profesjonalnie. Urzędy, instytucje, zakłady ochrony zdrowia, a także firmy prywatne mają obowiązek archiwizowania dokumentów. Technik archiwista może zatem pracować praktycznie wszędzie.

Technik archiwista jest profesją z grupy zawodów ekonomiczno-finansowo-biurowych. Kształcenie na kierunkach pokrewnych, takich jak np. technik administracji, technik rachunkowości czy technik usług pocztowych i finansowych, daje możliwość rozwoju zawodowego i poszerzania swoich kwalifikacji.

Wady i zalety zawodu archiwisty

Wykonywanie tego zawodu, tak jak każdego innego, ma swoje zalety, ale także wady. Praca ta jest pracą siedzącą, w której dużo czasu spędza się przy komputerze, a także w archiwach i magazynach. Nieodłącznym elementem starych dokumentów jest kurz, zatem na pewno nie jest to zawód dla osób bardzo uczulonych czy chorujących na astmę. Przeciwskazaniem do podjęcia pracy są także niektóre wady wzroku oraz choroby ograniczające sprawność rąk.

Praca jest stabilna, w stałych godzinach pracy, z jasno określonymi obowiązkami – to akurat dla jednych zaleta, a dla innych żądnych wrażeń i wyjazdów służbowych wada. Poza tym często praca ta jest żmudna – zwłaszcza w sytuacji konieczności „przekopywania się” przez tony akt w poszukiwaniu konkretnego dokumentu.

Tak samo jak wadą dla jednych, tak i zaletą dla drugich jest to, że archiwista w swojej codziennej pracy ma mały kontakt z innymi ludźmi, a większy z dokumentami. W zawodzie tym nie sprawdzą się raczej ekstrawertycy, jest to jednak bardziej praca dla introwertyków i osób ceniących ciszę i spokój archiwum.

Na pewno nie jest to praca dla osób, które lubią gdy ciągle coś się dzieje, gdyż jest to spokojne zajęcie polegające na wykonywaniu powtarzalnych czynności.

Szczegółowe informacje na temat kierunku technik archiwista można znaleźć na stronie: https://zak.edu.pl/oferta-edukacyjna/szkoly-policealne/technik-archiwista

    801 100 777

    pon – pt: 9.00 - 17.00

    Partnerzy:

    PIFS Vipera ProGrupa SketchUp
    Zapisz
    się online

    Serwis wykorzystuje pliki cookies. Więcej informacji o używanych przez nas plikach cookies można znaleźć w Polityce prywatności.