Najczęstsze błędy popełniane przez początkujących księgowych

Pomyłki mogą zdarzyć się każdemu księgowemu – zarówno temu z wieloletnim doświadczeniem, jak i temu, który dopiero rozpoczął swoją praktykę. Jakie błędy księgowe najczęściej popełniają początkujący specjaliści z tej branży?

Niewystarczający poziom wiedzy

Wykonywanie zawodu księgowego nie wymaga ukończenia studiów z tego zakresu ani posiadania żadnych państwowych zezwoleń. Działalność związaną z prowadzeniem księgowości może zatem założyć każdy, kto:

• posiada zdolność do czynności prawnych;

• nie został dotąd skazany prawomocnym wyrokiem za przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu, mieniu, wiarygodności dokumentów czy obrotowi pieniędzmi lub papierami wartościowymi;

• nie został nigdy skazany za przestępstwo skarbowe;

• posiada polisę OC.

W związku z tym wiele osób, które spełniają powyższe wymogi, otwiera własne biuro po ukończeniu jednego z dostępnych na rynku kursów. Nie wszystkie szkolenia gwarantują jednak odpowiedni poziom wiedzy i wystarczające kwalifikacje – a w przypadku księgowego właściwe przygotowanie do wykonywania zawodu ma szczególnie duże znaczenie.

Warto pamiętać!

Przepisy podatkowe w Polsce zmieniają się w bardzo szybkim tempie – dobry księgowy powinien być na bieżąco z wszystkimi aktualizacjami. Chcąc unikać błędów, powinien on śledzić zmiany, korzystając tylko ze sprawdzonych i rzetelnych źródeł.

Brak terminowości

Jednym z błędów popełnianych często przez początkujących księgowych jest nieterminowość. Może ona wynikać m.in. z chęci nawiązania współpracy z jak największą liczbą klientów. Na początku działalności już prowadzenie księgowości kilku firm może stanowić pewne wyzwanie – a terminowe działania w pracy księgowego to absolutna podstawa. Nawet niewielkie opóźnienie ze strony biura może skutkować brakiem dofinansowania czy ulgi podatkowej klienta, a niekiedy także dużo poważniejszymi konsekwencjami. Zdarza się oczywiście, że nieterminowość związana jest z działaniami klienta. Należy więc tym bardziej tak rozplanować pracę, aby sam księgowy zawsze przekazywał niezbędną dokumentację na czas – zarówno klientowi, jak i instytucjom, np. Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych.

Nieprawidłowo sporządzona dokumentacja

Początkujący księgowy może również popełniać błędy związane z niewłaściwie lub niestarannie sporządzoną dokumentacją, wynikające często nawet z niedopatrzenia. Mowa m.in. o:

• braku podpisów czy daty;

• nieprawidłowej dekretacji;

• niewłaściwej dacie ujęciu kosztu lub przychodu;

• braku ujęcia kosztu;

• wydatkach nieprawidłowo zaliczonych do kosztów uzyskania przychodu;

• błędach w ewidencji przychodu.

Brak automatyzacji procesów

Automatyzacja procesów księgowych stanowi w dzisiejszych czasach duże ułatwienie. Polega ona na zastąpieniu czasochłonnych, powtarzalnych czynności nowoczesnymi technologiami – np.:

• innowacyjnymi systemami do księgowości;

• narzędziami AI;

• elektronicznym obiegiem dokumentów;

• usługami chmurowymi.

Automatyzacja sprawia, że ryzyko pojawienia się błędów w dokumentacji klientów znacząco spada, a księgowy zyskuje cenny czas, który może poświęcić na inne czynności. Umożliwia ona dużo sprawniejsze zarządzanie dokumentami, całkowitą likwidację papierowych faktur i wygodniejszą, łatwiejszą komunikację z klientami. Niektórzy początkujący księgowi wciąż jednak obawiają się wdrożenia nowoczesnych metod i narzędzi na rzecz tradycyjnych, nawet nieco przestarzałych rozwiązań – a to zdecydowanie uniemożliwia wyróżnienie się na tle konkurencji. Widząc, że biuro nie oferuje księgowości zdalnej – np. wymiany faktur online czy kontaktu za pomocą internetowych komunikatorów – przedsiębiorca wybierze innego księgowego, który już taką opcję gwarantuje.

Jak unikać powyższych błędów?

Chcąc unikać powyższych – i innych – błędów początkującego księgowego, warto zadbać przede wszystkim o odpowiednie przygotowanie do świadczenia usług księgowych. Trzeba mieć pewność, że wybrany kurs umożliwia pozyskanie kompleksowej wiedzy z różnych dziedzin księgowości. Przykładowo, kurs Podstawy księgowości realizowany przez nas w formie online, to skarbnica informacji z obszaru:

• wprowadzenia do rachunkowości;

• polskiego systemu podatkowego;

• charakterystyki aktywów i pasywów,

• operacji gospodarczych,

• dowodów księgowych i ksiąg rachunkowych;

• ewidencji podstawowych operacji wynikowych;

• ewidencji podstawowych operacji bilansowych;

• podstaw rozliczeń z ZUS;

• ogólnych zasad i podstaw prawnych związanych z VAT;

• etyki w działalności zawodowej oraz gospodarczej;

• organizacji działalności gospodarczej (wiadomości wstępne).

Kurs jest przeznaczony dla osób, które nie kształciły się wcześniej w tym kierunku i nie posiadają żadnej praktyki księgowej. Trenerzy przygotowują kursantów zarówno do pracy w dziale księgowości w urzędach i firmach, jak również do prowadzenia własnego biura. Dzięki temu, że zajęcia odbywają się na platformie e-learningowej www.platforma.zak.edu.pl, można z łatwością pogodzić naukę z życiem służbowym i prywatnym.

Oferta edukacyjna Żaka obejmuje również kurs roczny Rachunkowość i finanse (również w wersji online), a także zajęcia w ramach KKZ https://zak.edu.pl/oferta-edukacyjna/kwalifikacyjne-kursy-zawodowe/kkz-technik-rachunkowosci. Jeśli chcesz połączyć swoją zawodową przyszłość z księgowością lub rachunkowością, to idealny moment, aby wykonać pierwszy krok i zostać naszym słuchaczem!